fbpx
Close

17 april, 2019

Från nuläge till e-arkiveringsplan

Leif Pettersson

I maj organiserar ArkivIT en endagskurs som handlar om det för väldigt många myndigheter och kommuner heta ämnet e-arkivering.

Arkivkonsult Anna Kharkina har träffat kursledare Leif Pettersson för att ta reda på mer om hans inspiration för kursen.

Leif säger:

”Kursen är tänkt som en introduktion till e-arkivering. Då pratar jag inte om e-arkivsystems tekniska lösningar, jag pratar om allt innan som rör arkivarier eller andra ansvariga personer som ska arbeta med e-arkivering. Att välja och köpa e-arkiv är den enkla delen i arkiveringskedjan, det svåraste att göra e-arkivet användbart. Det är många köpta licenser som inte används, detta då det ofta saknas den erfarenhet och de resurser som krävs för att e-arkivera samt förståelse för att det är en mycket komplex process.

Jag höll ett kort föredrag om e-arkiv på ett FAI evenemang år 2015. När jag förberedde presentationen läste jag en hel del texter, bl.a. ”Building the Data Warehouse” av William H. Inmon. Han började att skriva om Data Warehousing redan i början av 1990-talet. Ca 10 år senare började andra skriva om vilka utmaningar som det innebar att införa Data Warehousing. Det visade sig att många av de utmaningarna som fanns då är desamma som de vi arkivarier har även idag. Det är inte införandet av själva systemet utan extraherandet och omstrukturerande av data för att kunna få in något i systemet som är den stora utmaningen.

Om dessa idéer redan har cirkulerat i över 20 år, vilka lärdomar finns? Forskning på ETL (extract, transform, load) visade att det inte fanns den enkla lösning för att transformera, extrahera och konvertera data som man hoppades på. Det är en dyr och komplex process.

Många existerande system har heller ingen exportfunktion, detta då man inte tänkte på att informationen kan tänkas flyttas till ett annat system, vilket verkligen försvårar vid arkivering av systemet. Detta kan leda till stora kostnader och juridiska komplikationer. Ibland finns det bara en lösning för att arkivera informationen från systemet – att ta ut en kopia av hela databasen. Men hur databaserna är konstruerade kan vara affärshemligheter och kräver ett speciellt avtal att hantera dem. Att analysera databaser är inte enkel och alla transformeringar som man måste göra med databaser för att dem börjar likna arkivformat är kostsamma.

För att genomföra ett e-arkiveringsprojekt krävs god förståelse för olika typer av specifikationer. Man måste besluta vilken format man ska jobba med och hur ska det paketeras vid leverans. Man kan titta på Riksarkivets vägledningar för arbete med förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) och använda dem som vägledning. Men vägen till ett bra resultat – när du har arkivpaketerad information – är ganska lång.

Det finns inga direkta regelverk kring hur t. ex. kommuner ska arbeta med metadata. Det är inte rimligt att tro att kommunarkivarien ensam ska kunna lösa alla problem. Hen kan säkert tänka genom arkivbevarandespecifikationer, men det behövs någon som kan transformera data och konvertera filer. Det kräver resurser: kunskap, kompetens, datorer, minne, och mjukvara. I Sverige finns en brist på sådan kompetens samt brist på förståelse för hur komplex processen verkligen är.

En annan utmaning är att en del av filer inte går att konvertera i det automatiska flödet som utarbetats. För att kvalitetskontrollera dem måsta man ofta använda manuellt, okulärt arbete. Det tar mycket tid. Om du, som kommunarkivarie, arbetar med konverteringen och börjar få fel när du validerar tusentals filer, hur löser du det? Ska du ta stickprover? Vad betyder de kryptiska meddelandena om felmeddelandena du får från VeraPDF? För att förstå det krävs en kunskap som bara ett fåtal besitter.

Allt sådant arbete kräver svåra beslut. Idag försöker varje kommun uppfinna sina egna FGS:er och arkiveringslösningar, istället för att t.ex. SKL tar ett helhetsgrepp om detta, ett samarbete som skulle spara såväl resurser som tid och pengar.

Det ArkivIT:s kurs ger är kunskap om vilka delar som behöver finnas på plats innan du kan börja e-arkivera. Kursen ger även svar på vad man ska tänka på innan hela arkiveringsprocessen är igång för att i slutändan få sökbar och användbar information i sitt e-arkiv.

Arkivinstitutionernas rekommendation är att XML används som bevarande format. Det är ett väldigt enkelt format som är otroligt svårt att arbeta med. Det skiljer markant i kostnader mellan XML (som ofta kräver kostsam bearbetning) och andra mycket billigare format som är också godkända för arkiv samt är enklare att använda. När kostnaderna börjar bli för höga kan en myndighet eller kommun bestämma att de väntar med att e-arkivera. Därför bör man tänka igenom vilka krav på bevarande som är realistiska och nödvändiga för den aktuella organisationen. Viktiga frågor att ställa är: vad ska tas ut och hur ska det användas?

Kursen är därför tänkt att adressera den situation som arkivarier i Sverige ofta befinner sig i dagsläget. Den berör allt förarbete som måste göras innan man kan börja e-arkivera. Viktiga delar av förarbetet kan med fördel utföras innan e-arkivslösningen är inköpt.

Det är bra om du börjar idag – det tar tid! En god början är analys av verksamhetssystemet, då bör du kunna få en mer realistisk syn på e-arkiveringsprojektet. Räkna på vad det skulle kosta att konvertera och bevara. Analysen av existerande informationssystem är ett av de första stegen till e-arkiveringsplan. Detta tänk försöker jag få in deltagarnas medvetande under kursen. Det är viktigt att tänka sig arkivering som en kedja, i vilken alla länkar bör vara på plats innan informationspaketet kan levereras till ett e-arkivsystem.

Mina råd är – tänk på vilka olika utmaningar som finns med den befintliga information ni har innan e-arkivupphandlingen. Det är viktigt att analysera och göra ordentliga förstudier. Projekt kan vara lång-korta eller kort-långa. Om förberedelsen inför e-arkivprojektet är lång och grundlig, så har hela genomförandet en större chans att lyckas. Och tvärtom, om man spenderar lite för lite tid på analys, då kan genomförandet ta många år och även misslyckas i slutet. Analysfasen ska inte underskattas! Och du måste även veta vad du ska analysera, det är t.ex. viktigt att göra en analys av organisationens behov innan en analys av system genomförs. Detta är exempel på sådant som ständigt glöms – därför ska vi i ArkivIT:s kurs fokusera på just dessa, i mitt perspektiv, viktigaste delarna.”

Läs mer om kursen och anmäl dig här: https://www.arkivit.se/endagskurs-e-arkivering-var-ska-jag-borja/

Till toppen