fbpx
Close

Informationshantering

Informationshantering handlar om att hitta bra strukturer, arbetssätt och systemstöd för organisationens information under informationens hela livscykel.   

Utan information så förlorar en organisation sitt minne och har svårt att styrka och fullfölja sina rättigheter och skyldigheter. Därför anser vi att en bra informationshantering är ryggraden i en framgångsrik organisation.  

Vikten av informationshantering

Utan information så förlorar en organisation sitt minne och har svårt att styrka och fullfölja sina rättigheter och skyldigheter. Därför anser vi att en bra informationshantering är ryggraden i en framgångsrik organisation.

Struktur
Struktur och arbetssätt

Det ska vara lätt att göra rätt och då behövs bra struktur och rutiner. I en organisation finns många olika behov. Information ska skapas, tillgängliggöras, bevaras, skyddas under hela sin livscykel. För att kunna göra detta behöver man ha ett ordnat och strukturerat arbetssätt. Det behöver finnas regelverk och strategier och lämpliga IT-stöd.  

Låt oss hjälpa er att strukturera din information på ett bra och hållbart sätt. Vi kan också hjälpa till med att se över era rutiner och arbetssätt.  

Avtalshantering
Avtalshantering

Avtalshantering är centralt i alla verksamheter.  Det handlar om att kunna hitta sina originalavtal, hitta tillhörande tilläggsavtal och bilagor. Många har behov att på ett bra sätt registrera och dela digitala avtalskopior med varandra. Sen finns behovet av uppföljning under avtalets löptid, dokumentera prisjusteringar, kontaktpersoner och att hålla reda på avtalsslut och tidpunkter för förlängning. 

Allt detta kan vi hjälpa er att strukturera upp utifrån era behov. ArkivIT hjälper er att hitta rätt IT-stöd eller att anpassa befintligt stöd till era behov. 

Informationsstyrning
Informationsstyrning och informationsförvaltning

Att arbeta med en bra modell för att styra information är en stor fördel. Det finns många aspekter att tänka på som informationssäkerhet, hantering av personuppgifter, hantering av sekretess eller konfidentiell information. En organisation måste veta var informationen finns och hur den skyddas. 

Genom att klassa information, processer och system och ha ett systematiskt arbetssätt så kan man säkra upp sin informationsförvaltning. Att se till att det finns en tydlig ansvarsfördelning ett informationsägarskap skapar tydlighet och gör det lättare att förvalta informationen över tid. 

Informationsvärdering

Behövs verkligen all information? Nej det gör den inte. Ganska mycket information har en liten och tillfällig betydelse i organisationen. Men att värdera ut hur länge information behövs i organisationen och vad som ska sparas för alltid behöver genomföras på ett systematiskt sätt.

När man värderar information tittar man också på andra aspekter som påverkar informationen. Till exempel tar man reda på om informationen är känslig, innehåller den personuppgifter och eller konfidentiell information. Detta påverkar i sin tur hur informationen kan och får hanteras i organisationen. 

Läs mer om hur vi kan hjälpa er med informationsvärdering här
ArkiviT
Systemstöd för informationsförvaltning

Vi kan hjälpa er att kravställa och implementera ett systemstöd utifrån era behov.

Våra konsulter har erfarenhet av att kravställa både e-arkiv samt dokument- och ärendehanteringssystem.   

Genom workshops och intervjuer och kunskap om standarder, regelverk och best practis så hjälper vi din organisation att kravställa ert systemstöd.  


ArkivIT
Vidareutveckling av arbete med befintliga systemstöd

Använder ni inte ert system till dess fulla potential? har ni inte kommit igång med att e-arkivera trots att ni har ett e-arkiv? Våra konsulter har erfarenhet av att jobba med flera av marknadens vanligaste produkter. Vi jobbar med alla produkter på marknaden (och gillar även open source). 

Behöver ni en utbildning, en objektsspecialist eller kanske en systemförvaltare? Det kan handla om alltifrån att anpassa eller strukturera informationen i ert befintliga systemstöd till att sätta upp ett regelverk för hur man ska arbeta i systemet eller att ta fram en lathund för hur systemet fungerar. Det spelar ingen roll om ni arbetar i Platina (EDIT, e-Dok), W3D3, Evolution, Public360, Diabas, Alfresco eller SharePoint – vi kan hjälpa er. 

Relaterade tjänster

Läs våra senaste inlägg om informationshantering

Migrationsverket

Migrationsverket – Kartläggning av externa informationsutbyten

För att få en samlad bild av Migrationsverkets informationsutbyten med andra myndigheter och organisationer anlitades en verksamhetsanalytiker från ArkivIT. I Migrationsverkets processer finns ett …
Läs mer

Kontakta oss

Fält markerade med * är obligatoriska och måste fyllas i.
Läs vår integritetspolicy här.
Till toppen