Close

Hantering av personuppgifter

För oss på ArkivIT har det alltid varit viktigt att dina personuppgifter hanteras på ett tryggt och säkert sätt. Den 25 maj 2018 började en ny EU-förordning gälla, GDPR (General Data Protection Regulation).

Mycket är sig likt, men skyddet för din personliga integritet förstärks. Därför har vi tagit fram en integritetspolicy som bland annat beskriver hur och varför vi sparar dina uppgifter. Integritetspolicyn kan du läsa nedan.

Integritetspolicy

Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter. Med “personuppgifter” avser vi all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en idag levande fysisk person. Vår policy beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

ArkivIT behandlar olika typer av personuppgifter. Vi behandlar t.ex. personuppgifter för de personer som är en del av vår kundbas, för de personer som sökt anställning hos oss samt de som valt att börja prenumerera på våra nyhetsbrev. Nedan beskriver vi i detalj hur och varför vi behandlar dina personuppgifter

ArkivIT är personuppgiftsansvarig med hänsyn till tjänsterna. Men andra utvalda samarbetspartners, leverantörer eller dotterbolag kan uppträda som personuppgiftsbiträden eller vara personuppgiftsansvariga för vissa personuppgifter tillsammans med ArkivIT.

Genom att lämna dina personuppgifter till oss och godkänna tillämpliga villkor samtycker du till att dina personuppgifter behandlas i enlighet med vad som anges i de särskilda villkoren för respektive tjänst och denna integritetspolicy. Om du lämnar någon annans personuppgifter till oss är du ansvarig för att ArkivIT får behandla även de personuppgifterna i enlighet med tillämpliga integritetsvillkor.

FFÄndringar i denna integritetspolicy meddelas genom att de nya villkoren publiceras här på denna sida på ArkivITs webbplats och vi rekommenderar att du regelbundet tar del av dessa.


Insamling och behandling av personuppgifter

Insamling och behandling av personuppgifter kan ske när du till exempel köper våra tjänster, registrerar dig för nyhetsbrev eller via cookies när du besöker någon av våra webbplatser eller när du använder tjänsterna. Dina personuppgifter kan finnas med i våra interna kontaktuppgifter som en affärskontakt. Insamling av personuppgifter kan även ske i vår omvärldsbevakning.

Det är viktigt för både dig och ArkivIT att dina personuppgifter är uppdaterade och korrekta, varför vi kan komma att hämta in personuppgifter från externa källor såsom offentliga register. När det enligt lag krävs att samtycke inhämtas för behandling av vissa slags personuppgifter eller för vissa former av behandling, så kommer samtycke inhämtas från dig innan behandling sker.


Hantera köp

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att hantera köp av tjänster. Det är nödvändigt att du lämnar de uppgifter vi efterfrågar för att vi ska kunna hantera ditt köp. Om du inte lämnar dessa uppgifter kan du inte genomföra köpet. Denna behandling inkluderar även kommunikation gällande ditt köp.

Uppgifter:

  • Identitetsuppgifter t.ex. namn
  • Kontaktuppgifter t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress
  • Betal- och kvittouppgifter

Lagringsperiod: Från insamlandet och för den tid som krävs av bokföringslagen och annan tillämplig lagstiftning.


Hantera anställningsärenden

Alla ansökningar och intresseanmälningar om anställning hos oss ska ske via de e-postadresser som finns angivna under lediga tjänster på vår webbplats. Vi sparar de personuppgifter du lämnar för att kunna kommunicera med dig i det aktuella rekryteringsärendet.

Uppgifter:

  • Identitetsuppgifter t.ex. namn
  • Kontaktuppgifter t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress
  • Ålder/personnummer

Lagringsperiod: Så länge en användare inte skriftligen motsätter sig behandling av sina personuppgifter kommer personuppgifterna att lagras och behandlas av oss så länge vi anser det nödvändigt med hänsyn till ovan angivna syften. Observera att en arbetssökande (användare) kan vara intressant för framtida rekrytering och för detta ändamål kan vi lagra användarnas personuppgifter så länge de bedöms som intressanta för potentiella rekryteringar. Om du som användare önskar att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål (framtida rekrytering), kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna längst ned på denna sida.


Nyhetsbrev

Genom att godkänna nyhetsbrev från ArkivIT lämnar du ditt samtycke till elektronisk marknadsföring enligt marknadsföringslagen från oss samt från våra egna dotterbolag. Vi behandlar dina personuppgifter för att skicka nyhetsbrev till dig inom de ämnesområden du har valt.

Du har rätt att, när som helst, avregistrera dig från utskick genom att meddela detta till oss eller själv avregistrera dig via länk i utskicken.

Uppgifter:

  • Identitetsuppgifter t.ex. namn
  • Kontaktuppgifter t.ex. e-postadress

Lagringsperiod: Till dess att samtycket återkallas. 


Hantering av personuppgifter på uppdrag av myndighet eller företag

Vid arkivering och informationshantering på uppdrag av en myndighet eller ett företag så kan vi temporärt hantera deras insamlade personuppgifter. Hos myndigheter rör det sig framförallt om uppgifter som enligt tryckfrihetsförordningen är allmänna handlingar. 

Hos en uppdragsgivare/kund finns en personuppgiftsansvarig och våra konsulter blir i och med sitt uppdrag personuppgiftsbiträde. Personuppgiftsansvarig är den som bestämmer för vilka ändamål uppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till. Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.

En personuppgiftsansvarig eller ett personuppgiftsbiträde kan vara en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ.

Dataskyddsförordningen innehåller särskilda skyldigheter för de som behandlar personuppgifter. En nyhet i dataskyddsförordningen är att många av de skyldigheter som tidigare har gällt för den personuppgiftsansvarige nu även gäller för personuppgiftsbiträdet.

De som behandlar personuppgifter måste se till att behandlingen sker i enlighet med dataskyddsförordningens samtliga bestämmelser. Dataskyddsförordningens bestämmelser om de registrerades rättigheter innebär skyldigheter för de som behandlar personuppgifter, vilket ArkivIT:s konsulter alltid efterföljer.

Uppgifter:

  • Identitetsuppgifter t.ex. namn
  • Kontaktuppgifter t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress
  • Andra relaterade personuppgifter rörande personens samröre med myndighetens/företagets verksamhet

 Lagringsperiod: Tills dess att uppdraget slutförts.


Kommunikation kring erbjudanden, tävlingar och event

Genom att acceptera erbjudanden och kommunikation från ArkivIT lämnar du ditt samtycke till elektronisk marknadsföring enligt marknadsföringslagen från oss och från våra egna dotterbolag.

Vi behandlar dina personuppgifter för att kommunicera relevant information och lämna generella och personliga erbjudanden till dig via brev, e-post och olika digitala kanaler. För att lyckas med detta analyserar vi den information som vi samlat in på olika sätt, t.ex. genom att sortera olika kunder i olika kundkategorier.

Du har rätt att, när som helst, avregistrera dig från utskick genom att meddela detta till oss eller själv avregistrera dig via länk i utskicken.

Uppgifter:

  • Identitetsuppgifter t.ex. namn
  • Kontaktuppgifter t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress

Lagringsperiod: Under den tid tävlingen eller eventet (inklusive ev. utvärdering) pågår samt 12 månader. Uppdatering av listor för inbjudningar till våra event och tävlingar görs årligen. När ett utskick är grundat på samtycke lagras uppgifterna till dess att samtycket återkallas.


Kontaktpersoner hos återförsäljare, leverantörer och andra samarbetspartners

Vi behandlar kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med våra återförsäljare, leverantörer och andra samarbetsparters.

Uppgifter:

  • Identitetsuppgifter t.ex. namn
  • Kontaktuppgifter t.ex. e-post och telefonnummer som är relaterade till ditt arbete.

Lagringsperiod: Så länge vi har ekonomiska transaktioner med det företag/organisation som du företräder och ytterligare 24 månader. Undantag gäller dock för uppgifter vi måste spara enligt lag, t.ex. bokföringslagen.


Hur länge sparas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter sparas så länge som det är nödvändig för att uppfylla ändamålen med vår behandling. Efter det kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig.


Vilka delar vi dina personuppgifter med?

Vi delar i vissa fall information, inklusive personuppgifter, med externa mottagare, t.ex. företag, leverantörer och organisationer. Vi säljer aldrig dina uppgifter till någon annan. Samtliga mottagare behandlar endast dina uppgifter i enlighet med ArkivIT:s instruktioner och endast efter att de undertecknat ett personuppgiftsbiträdesavtal. Dessa mottagare får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag och avtal att skydda dina personuppgifter.

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES och alla våra egna IT-system finns i Sverige. Oavsett i vilket land dina personuppgifter behandlas vidtar vi alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES. Vi kan i förekommande fall överföra dina personuppgifter till andra mottagare, t.ex. myndigheter och utvalda företag, än de som angivits ovanom det är nödvändigt för vissa syften.


Hur skyddas dina personuppgifter?

ArkivIT har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot t.ex. förlust, manipulation eller obehörig åtkomst. Vi anpassar kontinuerligt våra säkerhetsåtgärder till den fortlöpande tekniska utvecklingen.


Andra applikationer/webbsidor

I ArkivITs tjänster kan det förekomma länkar till andra applikationer och/eller webbsidor som inte kontrolleras av ArkivIT. ArkivIT ansvarar inte för innehållet i länkade applikationer/webbsidor och den behandling av personuppgifter som eventuellt görs av ägare eller operatörer av länkade webbsidor.


Cookies

ArkivIT kan komma att använda cookies på våra digitala tjänster. Information om hur ArkivIT använder cookies, vad de används till och hur du kan undvika dem framgår av gällande cookiesvillkor som du hittar på respektive webbplats.


Dina rättigheter

Dataskyddslagstiftningen ger dig ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för att uppfylla dina rättigheter.


Tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att begära ut information från oss om vi behandlar personuppgifter som rör dig, samt i sådant fall begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, ett s.k. registerutdrag.


Begära rättelse

Vidare har du, om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller ofullständig, rätt att begära rättelse av uppgiften.


Återkalla samtycke med framtida verkan

I den utsträckning vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke har du rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke till behandlingen med framtida verkan.


Motsätta dig behandling för ändamål rörande direkt marknadsföring

Du har rätt att, när som helst, motsätta dig vår behandling av dina personuppgifter för ändamål rörande direkt marknadsföring och avregistrera dig från fortsatta utskick genom att anmäla detta till oss, t.ex. genom att klicka på en avregistreringslänk i utskicket.


Motsätta dig viss behandling

Du har rätt att motsätta dig behandlingar som stödjer sig på vårt berättigade intresse om du har personliga skäl som rör situationen. Vi får dock fortsätta att behandla dina uppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har tvingande berättigade skäl för behandlingen som överväger integritetsintresset.


Radering

Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta gäller dock inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna.


Begränsning av behandling

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Notera dock att om du begär att behandlingen av dina uppgifter ska begränsas kan det medföra att vi inte kan uppfylla våra eventuella skyldigheter gentemot dig.


Dataportabilitet

Du har rätt att få en digital kopia, i den mån det är tekniskt möjligt, på de personuppgifter som rör dig i ett välkänt, strukturerat, digitalt inläsbart format. Rätten till dataportabilitet, till skillnad från rätten till registerutdrag, omfattar endast uppgifter som du själv har tillhandahållit till oss och som vi behandlar med stöd av vissa lagliga grunder, t.ex. ett avtal med dig. 


Vem kontaktar du vid frågor?

Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss. Kontaktuppgifter framgår nedan. Om du inte är nöjd med det svar du har fått har du rätt att lämna klagomål till Datainspektionen https://www.datainspektionen.se/.


Kontaktuppgifter:

ArkivIT AB

Rådmansgatan 49
113 60 Stockholm

E-post: info@arkivit.se

Telefonnummer: 0760-510 584