KRÖNIKA:
År 2020 blev inte som någon av oss tänkte det när vi firade in tolvslaget på nyårsafton för några månader sedan. Att världen skulle drabbas av en pandemi och att människor skulle bli sjuka och dö i ett nytt virus.
Skribent: Magdalena Sjödahl, arkivkonsult på ArkivIT.
Detta påverkar oss i stort och smått – vi känner sorg och oro över våra familjemedlemmar och medmänniskor men också över en plötslig lågkonjunktur, att festligheter ställs in, att många förlorar sina arbeten och att vi alla uppmanas att arbeta hemifrån. Vi ser hjältar inom vården och inom andra samhällsviktiga funktioner. Vi följer Folkhälsomyndighetens dagliga presskonferenser och vi gör vårt yttersta att följa de råd och riktlinjer vi får samtidigt som livet på något vis ska fortsätta.
Inom vår bransch, arkiv och informationshantering, ser vi nya utmaningar i form av rekordsnabb digitalisering och utmaningen i att säkerställa god informationsstruktur och informationssäkerhet även när våra medarbetare på myndigheten eller företaget sprids ut. Många problem ska lösas för att vi ska kunna fortsätta kommunicera med varandra och frågor såsom integritetsskydd, informationssäkerhet och GDPR/dataskyddsförordningen får i vissa fall stå åt sidan i jakten på att lösa nyuppkomna problem. Ett större ansvar läggs på varje enskild medarbetare att säkerställa att regler och riktlinjer för den information som finns i organisationen hanteras på ett säkert och korrekt sätt.
Om vi arbetar inom offentlig sektor kvarstår kraven på en god offentlighetsstruktur. Vi ska fortfarande kunna ta emot handlingar, oavsett om de mejlas eller skickas via papperspost, och hantera frågor som kommer in skyndsamt. För att kunna säkerställa att nyhetsrapportering och allmänhetens insyn i myndigheten kan fortsätta även i en krissituation som den som råder måste vi säkerställa utlämnande av allmän handling. Ofta är registrator/dokumentcontroller och arkivarien nyckelpersoner i att denna process fungerar. Trots att digitalisering gått fort, och just nu på många ställen går ännu fortare, så är många myndigheter beroende av att en eller flera personer finns på plats i kontorslokalerna för att posthantering och utlämnande av allmän handling ska kunna fungera. En kollega uttryckte det som att ”registrator är alltid sist att lämna skeppet”.
Jag hör om kollegor som kämpar ensamma, kanske i en organisation som inte förstår deras betydelse i att få informationsflödet att fungera. Andra kollegor berättar om chefer och ledning som stöttar och förstår vikten av att god informationsstruktur upprätthålls för att vi, när detta är över, ska kunna återgå till en vardag som påminner om den som var innan allt detta hände. Många kollegor beskriver hur man nu hjälps åt i organisationen för att skapa scheman för t.ex. posthanteringen och utlämnande av allmän handling. När sjukfrånvaron stiger behöver vi hjälpas åt och vikten av att rutiner för registrering och ordnande av information upprätthålls blir avgörande för att vi ska kunna gå in och stötta varandra i olika arbetsuppgifter.
Diarieföring och arkivering är inget dammigt, nödvändigt ont, som vi kan ägna oss åt när vi har tid – det är grunden som vi, om vi jobbar i en informationsintensiv verksamhet, bör luta oss mot när det stormar. Nu kan vi som jobbar med dessa frågor verkligen visa hur viktigt det är och stötta våra kollegor och medarbetare i att upprätthålla en god informationsstruktur och därmed säkerställa även informationssäkerheten. När våra kollegor arbetar i ”frontlinjen” och utför hjältedåd i form av att upprätthålla samhällsviktiga funktioner så finns vi där i bakgrunden och stöttar, underlättar och säkrar tillgången till den så viktiga informationen.
Och glöm inte, hjältar bär inte alltid mantel.
