Close

4 december, 2018

Om personlig informationshantering

Om personlig informationshantering

Inledning

I nedanstående text framlägger jag några tankar kring långsiktig personlig informationshantering, tankar kring långsiktighet som i högsta grad även berör personarkiv. Personarkiv kan ses som ett arkivbestånd skapat av en viss individ under dennes livstid. Beståndet kan vara resultatet av personliga aktiviteter i privatlivet eller en del av det personliga arbetet inom en organisation. Även om individen använder standardprodukter, kan det knappast sägas att individer arbetar eller skapar sina alster på ett standardiserat sätt. Beståndet skapas därför utifrån individens egen organisatoriska kreativitet, vilket således resulterar i problematiska situationer i det långa loppet, av vilka några beskrivs nedan.

Individuell organisering av personlig information innebär många gånger att människor ser backup som ett ”arkiv”, vilket i sin tur oftast resulterar i masskopierandet av filer från en gammal dator till en ny eller replikerandet av värdefulla filer på flyttbar media (USB, DVD). Ett vanligt sätt att ”arkivera” värdefulla filer är att skicka e-post till sig själv med dessa filer som bilagor. Lagring av personligt material kan vara fördelat både on- och offline i den egna datorn eller i gratis lagringstjänster som Dropbox eller Google Drive. Ett annat sätt att arkivera är att spara gamla datorer för åtkomst av filer (i kanske specifika applikationer). Jag kallar detta för ”ackumulationsproblemet”.

Människor i allmänhet tycker det är svårt att förstå värdet i samlat material. Vidare konfronteras människor ständigt med kompatibilitetsproblem i växlingen från äldre till nyare teknik. Det kan då uppkomma stora problem med bevarandet vid hantering av filer, skapandet av lämpliga metadata samt avsaknad av kunskap kring tillgång, hantering och procedurer för migrering av material till bevarande format. Detta beskriver jag som ”värderingsproblemet”.

Hur löses dessa problem? Tyvärr tror jag inte att det går att utveckla ett verktyg som löser samtliga problem; och även om det gick, skulle verktyget säkerligen vara alldeles för kostsamt för vanliga individer. Jag ser lösningen i erbjudandet av en uppsättning molnbaseradetjänster som bättre hjälper individer att hantera (arkivera och bevara) sina samlingar långsiktigt, givetvis till ett rimligt pris.

Personarkivtjänster

Personarkivtjänster är inte etablerade som det primära alternativet när individer hanterar sina personliga samlingar. De vänder sig snarare till populära kostnadsfria molntjänster som Dropbox eller Google Drive för att säkra sina samlingar även långsiktigt.

En av de första frågorna vi konfronteras av vid utvecklandet av personarkivtjänster är hur de kan utvecklas till att bli billiga, attraktiva och utgöra ett bättre alternativ än nämnda och liknande kostnadsfria tjänster? För att lyckas med detta, gäller det att identifiera en rad utmaningar kopplade till design, utveckling, implementering och marknadsföring av personarkivtjänster. Några som tydligt kan identifieras är kopplade till följande områden: karakteristika hos personarkivtjänster, användaren, underliggande teknisk infrastruktur, portabilitet, säkerhet, prissättning och marknadsföring.

Karakteristika av personarkivtjänster

Vad är den största skillnaden mellan traditionella arkiv och personarkiv? Inom organisationer skapas arkiv som en del av organisationens kollektiva minne och återspeglar organisationens processer. Personarkiv å sin sida avspeglar individen, det egna arbetet och den egna stilen som personen har för att organisera sina samlingar. En utmaning i sammanhanget är behålla den individuella stilen att organisera samlingarna på sådant ett sätt den som använder personarkivtjänster kan känna igen sin egen organiseringsstil i tjänsterna. eller som Sue McKemish beskriver, som “Evidence of me …”.

Användaren

En annan utmaning på detta område är att identifiera vem som är användaren? Detta anser jag vara en riktig utmaning på grund av att det är nästan är omöjligt att på förhand veta vem som skulle bli kunden och vilka behov eller krav som han eller hon kan tänkas ha. I vilket fall, uppkommer då vissa ”profiler” av potentiella kunder:

Medelsvensson” som har samlingar av familjefotografier och videoklipp, dokument som lönespecifikationer, kvitton, fakturor, osv.

Fotografen som behöver arkivera (organisera, metadatasätta och även distribuera) stora mängder bilder i olika storlek och format.

Designern som producerar ritningar och skisser.

Författaren (kan även vara en journalist), som producerar omfattande texter och blogginlägg. För journalisten kan produktionen även innehålla fotografier.

Musikern vars produktion kan vara en stor mängd ljudfiler.

Filmskaparen, vars produktion kan innehålla stora mängder filmer, videoklipp och andra filer innehållandes rörlig bild.

En kategori som identifieras och som kan vara lite annorlunda är universitetsprofessorn, vars produktion består av olika slags publikationer, böcker, presentationer, utbildningsmaterial, osv., allt skapat som en del av en professionell karriär inom olika utbildningsorganisationer.

Teknik

I det tekniska spåret måste flera utmaningar adresseras såsom integrationen med andra dagliga verktyg som internetbank, Skatteverket, sociala medier som Facebook, Instagram osv. Sådan integration kräver säkra och tillåtna API:er för samtliga verktyg. Hantering av filerna kommer att vara en utmaning på grund av det faktum att för vanliga människor finns inte några standarder som styr användandet av specifika format. I själva verket kan personliga samlingar innehålla ganska sällsynta filformat som är svåra att konvertera till standard- och bevarande format. Kopplat till hanteringen av filer och deras format, hantering av metadata och aggregerande av metadata (som bildar informationsobjekt som ska arkiveras) är en annan utmaning inom tekniken, där även leveransen till den personliga samlingen och åtkomst av materialet kan betraktas som en utmaning på grund av användarna som idag använder en rad olika plattformar (d.v.s. smarta telefoner, läsplattor etc.). Det finns även ett behov av att testa personarkivtjänster mot mer integrerade IT-system (som ERMS) och stora mängder filer av olika format.

Portabilitet

Vad händer om en kund vill flytta sina samlingar till en annan leverantör av personarkivtjänster? I så fall behöver personarkivtjänster utrustas med en uppsättning verktyg som export, migrationsrutiner och API:er. Men för ögonblicket är det svårt att ta upp frågan eftersom det finns så få aktörer på marknaden och det är svårt att veta hur det ligger till med deras API:er samt teknisk infrastruktur.

Säkerhet

Eftersom molnteknologi på förhand antas vara grundläggande infrastruktur för tjänsterna, så löper en känd produkt (personarkivtjänsterna) större risk för riktade attacker än traditionella (interna) e-arkivplattformar. Det är på förhand svårt att veta användarnas medvetenhet i säkerhetsfrågan vilket gör det hela till en säkerhetsutmaning. Dessutom kan andra säkerhetsproblem inkludera ålderskrav för användare (lägsta ålder), GDPR-krav samt hantering av användarrättigheter.

Prissättning och marknadsföring

Som det framgår av introduktionen i denna text, är det en stor utmaning att konkurrera mot de populära kostnadsfria molntjänsterna. Vad är en kund villig att betala för personarkivtjänster? Givetvis kan en billig och lättillgänglig produkt sannolikt vara konkurrenskraftig om det ger tydliga och bättre fördelar för användaren gentemot kostnadsfria tjänster. För att kunna vara konkurrenskraftiga måste personarkivtjänster testas på en bred användarbas för att tillgodose en god nivå av acceptans (och hitta marknaden), för att därmed kunna adressera rätt kundbas, vilket är av signifikant betydelse.

Diskussion

Föreliggande text är bara en första ingång för mig och ArkivIT i ämnet personarkiv. Att ta itu med de identifierade (och för ögonblicket oidentifierade) utmaningarna kräver mycket tänkande i förväg för att lyckas på långsikt. Diskussioner som kan leda arbetet framåt måste ledsagas av tanken “vad är nyttan för kunden?” Det är uppenbarligen att den långsiktiga åtkomsten till kundens individuella samling (till ett lågt pris) är det naturliga svaret. En återkommande fråga som bör ställas är hur man gör arkivet attraktivt? Jag tror att en avspegling av individen egen “historia”, blandat med naturlig interaktion (ljud, beröring), samt även möjligheten att introducera innovationer som Virtual Reality (VR), augmenteted reality och artificiell intelligens (AI) är viktiga ingredienser för att lyckas med långsiktig personlig informationshantering.

Efterord

Ett stort tack till mina kollegor på ArkivIT för input och synpunkter till denna text

Referenser

Kim, Sarah. (2013) “Personal digital archives: preservation of documents, preservation of self.” Doctoral dissertation, University of Texas.

McKemish, Sue. (1996). “Evidence of me …”. Archives & Manuscripts, Vol. 24, Issue 1.

Marshall, C. C., Bly, S., & Brun-Cottan, F. (2006). “The long term fate of our digital belongings: Toward a service model for personal archives”. In Archiving Conference (Vol. 2006, No. 1, pp. 25-30). Society for Imaging Science and Technology.

Stevens, M. M., Abowd, G. D., Truong, K. N., & Vollmer, F. (2003). “Getting into the Living Memory Box: Family archives & holistic design”. Personal and Ubiquitous Computing, 7(3-4), 210-216.

Författare

Hugo Quisbert, December, 2018

 

Till toppen