fbpx
Close

Informationsredovisning

Kärt barn har många namn, i föreskriften för statliga myndigheter heter det verksamhetsbaserad arkivredovisning, men det kallas även processorienterad arkivredovisning eller informationsredovisning, allt beroende på vilken organisation du befinner dig i. 

Oavsett namn har ArkivIT:s konsulter den kompetens som behövs och kan hjälpa er att kartlägga era verksamhetsprocesser och identifiera er information.  

Metodik

För att få fram verksamhetsprocesserna så görs en processkartläggning, när denna görs i syfte att beskriva information tittar man på de processer som avsätter information. Fokus brukar då vara att beskriva informationsprocesserna utifrån nuläget. 

Processkartläggning kan göras i samband med verksamhetsutveckling men då ligger fokus oftast på andra variabler, där nuläge och börläge definieras.

Processkartläggning
Organisationens verksamhetsprocesser

Många organisationer går över till att beskriva sin information och sina arkiv utifrån organisationens verksamhetsprocesser. Detta sätt att redovisa arkiv och arkivinformation är obligatoriskt för statliga myndigheter. Eftersom det har visat sig att beskrivning av information och arkiv utifrån verksamhetsprocesser har stora fördelar så att flertalet kommuner och regioner valt att lämna det allmänna arkivschemat frivilligt. 

Att kartlägga verksamhetsprocesser för att beskriva verksamhetens information är dessutom det sätt som ISO standarderna för LVI Ledningssystem för verksamhetsinformation (ISO 30 300) och LIS Ledningssystem för informationssäkerhet (ISO 27 000, 27 001 och 27 002) förordar för att få kontroll över sin information.

Historik

Arkiv
Mellan år 1903 och 2008

Under denna tid var allmänna arkivschemat det vanligaste sättet att strukturera verksamhetens arkiverade information. Med en ökad digitalisering i samhället stod det allmänna arkivschemat inför utmaningen att den:

  • Var utformad för ”traditionella kontorsdokument”.  

  • Var svår att använda för att redovisa digital information.  

  • Inte stämde överens med hur organisationer arbetar idag.  

  • Inte utgick från verksamhetens behov – måste kompletteras med ytterligare sökhjälpmedel som diarier, förteckningar mm.  

Informationsredovisning
År 2008

Detta år utkom Riksarkivets Föreskrift om införande av verksamhetsbaserad arkivredovisning för statliga myndigheter (RA-FS: 2008:4), även kalladprocessorienterad arkivredovisning eller informationsredovisning. Den utgår från samma tankar som ISO-standarderna för informationshantering; LVI och LIS. Det som främst kännetecknar det nya sättet att redovisa information är att den: 

  • Placerar informationen i sitt sammanhang.  

  • Hanterar olika medieformat vilket underlättar e-arkivering. 

  • Är kopplad till verksamhetsprocessen. 

  • Kan användas för verksamhetsförbättring– och utveckling. 

Den kanske största vinsten med att beskriva informationen på detta sätt är att organisationsförändringar inte stör informationsstrukturen som förblir intakt då detta sätt att beskriva informationen är helt frikopplat från hur verksamheten är organiserad. Strukturen ändras endast om verksamhets-processerna, organisationens uppdrag och/eller verksamhet inriktning förändras.

Läs våra senaste inlägg om informationshantering

Relaterade tjänster

Kontakta oss

Fält markerade med * är obligatoriska och måste fyllas i.
Läs vår integritetspolicy här.
Till toppen