fbpx
Close

Informationsvärdering

Svämmar verksamheten över av information, ni har kanske svårt att hitta den där nålen i höstacken? Behöver verksamheten tydlighet i vilken information som ska bevaras och vilken som kan gallras? Har ni information i ett IT-systemen som behöver utredas? 

Vi på ArkivIT kan hjälpa dig genom att värdera din information. Inom offentlig verksamhet görs detta genom att utföra en så kallad gallringsutredning.  

Gallringsutredning

En gallringsutredning är i korthet en analys över vilken information som bör bevaras och vilken som bör gallras (förstöras). Många verksamheter drar sig för att gallra information av rädsla för att förstöra viktig information men själva syftet med att gallra i informationen är att verksamheten i slutändan ska hitta den information som är viktig för verksamheten både idag och i framtiden. 

Våra arkivarier identifierar och kartlägger verksamhetens informationsbestånd. Detta sker främst genom intervjuer med de personer som använder informationen samt via inhämtning av uppgifter från de system som informationen hanteras i. Därefter jämförs och analyseras kartläggningen gentemot de kriterier som finns i tillämpliga lagar, föreskrifter och andra riktlinjer som verksamheten lyder under. 

Kartläggningen resulterar i en rapport som påvisar vilken information som ska bevaras och vilken information som kan gallras samt när i tid gallringen ska ske. Rapporten kan sedan användas som ett internt beslutsunderlag rörande bevarande och gallring av information eller som gallringsframställan för myndigheter vars gallringbeslut tas av en arkivmyndighet. 

Kontakta oss

Dokumenthanteringsplan

En dokumenthanteringsplan, även kallad hanteringsanvisning eller informationshanteringsplan, sammanfattar rutiner och regelverk för hantering av handlingar i verksamheten.

Hanteringsplanen dokumenterar:

  • var handlingar förvaras, 
  • om de ska gallras eller arkiveras, 
  • om de är föremål för sekretess, 
  • om de innehåller personuppgifter, 
  • i vilka system de registreras samt
  •  vilka format de har m.m.

I dokumenthanteringsplanen kan det även finnas uppgifter om:

  • vilken verksamhetsprocess informationen tillhör, 
  • vem som är informationsägare och 
  • när informationen ska levereras till arkivet. 

Våra konsulter upprättar dokumenthanteringsplaner anpassade för verksamheten som tydliggör och visar på hur informationen ska hanteras enligt rådande lagar, regler och föreskrifter.

Kontakta oss

Strategi för bevarande

En bevarandestrategi är ett styrdokument rörande hantering av digital information. Att ta fram denna typ av strategier är ett krav för statliga myndigheter enligt Riksarkivets föreskrift och allmänna råd om elektroniska handlingar RA-FS 2009:1. 

Strategin är ett komplement till gallringsregler och systemdokumentation, den beskriver vilka åtgärder som planeras för att säkerställa att informationen kan framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas över den tid den ska bevaras. 

Strategin för bevarande utgår ofta den från det system där informationen förvaras och ska allra helst finnas redan från systemets driftsättning eftersom den dokumenterar strategiska uppgifter som val av format, plan för överförande till e-arkiv och/eller till annan databärare samt information kring lagringen av informationen som kodning av tecken mängder m.m. 

Information som är viktig för bevarandet av informationen som kompletterar systemdokumentationen ska tas upp i bevarande strategin. Vidare så talar strategin om hur man har tänkt att säkra upp bevarandet av informationen i systemet över tid och hur informationen skyddas. Den ska också tala om hur man arbetar med gallring av information i systemet och hur man hanterar systemets loggar.  

ArkivIT:s konsulter hjälper till med att ta fram en, för organisationen anpassad, strategi för bevarande där det framgår hur informationen i verksamhetens olika system ska hanteras.

Kontakta oss

Relaterade tjänster

Läs våra senaste inlägg om informationshantering

ArkivIT på FAI 2019

ArkivIT på FAI 2019

Det var ett stadigt gäng från ArkivIT bestående av arkivkonsulterna August Frihammar, Anna Kharkina, Helena Sääf, Leif “Peppe” Pettersson och Alexandra Meija …
Läs mer

Registrator 2019, andra dagen

Här kommer den slutgiltiga rapporten från Registrator 2019 – där torsdagen bjöd på ett minst lika starkt upplägg! Anette Schierbeck från kammarkollegiet gjorde en uttömmande redogörelse…
Läs mer

Kontakta oss

Fält markerade med * är obligatoriska och måste fyllas i.
Läs vår integritetspolicy här.
Till toppen